Thay vì tự vận hành như trước, nhiều chủ chung cư mini chuyển sang thuê đơn vị quản lý khai thác vận hành, nhằm tối ưu hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

Giảm áp lực vận hành

Trong giai đoạn đầu, phần lớn chủ chung cư mini lựa chọn tự quản lý để tiết kiệm chi phí và chủ động dòng tiền. Tuy nhiên, khi hoạt động cho thuê liên tục, việc vận hành không còn đơn giản.

Năm 2024, anh Lê Quang Đạo (Hà Nội) xây một tòa căn hộ chung cư mini tại ngõ 32 đường Đỗ Đức Dục (phường Từ Liêm), để cho thuê. Anh đầu tư thang máy, phòng cháy chữa cháy đầy đủ, hệ thống nội thất cơ bản. Tòa nhà có 14 phòng, diện tích từ 27-34m².

Thuê quản lý vận hành chung cư mini là phương án được anh Đạo và nhiều chủ nhà lựa chọn hiện nay.

Tuy nhiên, sau 3 tháng tự vận hành, anh Đạo nhận ra, việc vận hành thực tế phát sinh nhiều việc như tìm khách, xử lý hợp đồng, thu tiền, bảo trì hệ thống điện nước, xử lý sự cố và các vấn đề liên quan đến an ninh. Khi số lượng phòng lớn, việc tự quản lý chiếm toàn bộ thời gian.

Việc tìm kiếm khách để lấp đầy căn hộ cũng trở nên khó khăn khi anh Đạo chỉ đăng bài trên các nền tảng cho thuê ở các hội nhóm mạng xã hội. Sau 3 tháng, chỉ có 10 phòng được lấp đầy, còn 4 phòng vẫn đang vắng khách ở. Vì vậy, giữa năm 2025, anh Đạo đã lựa chọn thuê bên thứ 3 vận hành chung cư mini.

Anh Vũ Văn Chương (Hà Nội), đại diện đơn vị vận hành tòa căn hộ mini cho anh Đạo chia sẻ: Hiện nay, nhóm quản lý của anh Chương đang vận hành 2 tòa nhà tại khu vực Mễ Trì.

Anh Chương cho biết: "Chúng tôi cung cấp dịch vụ từ tìm kiếm khách thuê, ký hợp đồng, thu tiền, quản lý vận hành đến bảo trì và xử lý sự cố. Mục tiêu là giúp chủ nhà tối ưu công suất khai thác và ổn định dòng tiền".

Mỗi tháng, doanh thu từ việc cho thuê tòa nhà khoảng hơn 80 triệu đồng, chưa gồm chi phí điện, nước. Anh Chương cho biết, phí thu nhập thu về từ việc vận hành và quản lý tòa nhà đạt khoảng 30% doanh thu.

Bên cạnh mô hình quản lý thuê theo phí dịch vụ, một số đơn vị vận hành cho thuê đang triển khai hình thức thuê trọn tòa nhà trong dài hạn. Đơn vị vận hành trả tiền cố định hàng tháng cho chủ sở hữu, sau đó tự khai thác lại.

Sở hữu một tòa chung cư mini 13 phòng với diện tích từ 25-30m²/phòng tại khu vực phố Đông Tác (phường Kim Liên, Hà Nội), chị Trần Thị Nguyệt, chủ nhà cho biết, đã đầu tư hơn 4 tỷ đồng để xây dựng nội thất và hoàn thiện căn nhà cho thuê.

Nhưng vì lý do sức khỏe và phải di chuyển nhiều giữa Hà Nội và quê, cộng với việc không đủ kinh nghiệm để vận hành tòa nhà, ngay từ khi xây xong, chị Nguyệt đã chọn thuê một đơn vị thứ 3 vận hành toàn bộ căn nhà trong 3 năm tới.

"Tỷ lệ biến động người thuê cao, chưa kể các yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự ngày càng chặt chẽ. Nếu không có quy trình rõ ràng và quản lý chuyên nghiệp thì rất khó kiểm soát hiệu quả", chị Nguyệt nói.

Thuê vận hành chung cư mini giúp chủ nhà giảm tải được khối lượng công việc khi không quen với vấn đề quản lý cho thuê.

Về ưu điểm, chị Nguyệt cho biết toàn bộ quy trình quản lý, tìm kiếm, ký hợp đồng với khách hàng, thu tiền dịch vụ hằng tháng, sửa chữa khi các thiết bị tòa nhà có hư hỏng đều được bên quản lý đảm nhiệm, giảm tải được khối lượng công việc.

Tuy nhiên, nhược điểm là việc quản lý khách cho thuê chưa được sát sao, người cho thuê gây ồn ào, mất an ninh, chỉ có thể nhắc nhở khi bị phản ánh.

Bên cạnh đó, mức thu nhập có thể thấp hơn kỳ vọng khi thị trường phòng trọ tăng giá. Chị Nguyệt cho biết, mỗi tháng đơn vị vận hành sẽ trả tiền cố định hàng tháng là 48 triệu đồng. Theo chị Nguyệt tính toán, con số này chiếm khoảng 60% doanh thu cố định mà bên quản lý thu được hằng tháng.

Chuyên nghiệp, hiệu quả hơn

Thực tế cho thấy, mô hình "tự quản" phù hợp với quy mô nhỏ, nhưng khi tài sản đạt mức vài chục căn hộ trở lên, bài toán vận hành trở nên phức tạp, đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao hơn.

Ông Hữu Thọ (đại diện cơ sở quản lý vận hành cho thuê Bình An) cho biết, việc thuê đơn vị vận hành mang lại nhiều lợi ích. Trước hết là giảm tải khối lượng công việc cho chủ nhà, đặc biệt trong bối cảnh yêu cầu về quản lý ngày càng cao. Các đơn vị quản lý có lợi thế về hệ thống khách hàng và quy trình vận hành, giúp nâng cao hiệu quả khai thác.

Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt liên quan đến an toàn phòng cháy chữa cháy và quản lý cư trú, cũng được đảm bảo tốt hơn khi có quản lý sát sao.

Theo ông Thọ, việc chuyển từ tự quản sang thuê vận hành là bước đi phù hợp với xu hướng chuyên nghiệp hóa thị trường cho thuê. Khi nguồn cung tăng, cạnh tranh lớn hơn và yêu cầu pháp lý chặt chẽ hơn, những mô hình vận hành bài bản sẽ có lợi thế rõ rệt.

Theo Viện đào tạo VCG (đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đào tạo và cung cấp nguồn nhân sự tòa nhà), một trong những bí quyết kinh doanh cho thuê chung cư mini là phải có phương pháp quản lý hiệu quả.

Nếu không có hệ thống quản lý chung cư mini, mọi thứ sẽ lộn xộn, chồng chéo. Việc quản lý chung cư mini chặt chẽ sẽ giúp cho việc chăm sóc, quản lý tài sản, trang thiết bị của chung cư, tòa nhà hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, dịch vụ quản lý chung cư mini chuyên nghiệp cũng sẽ giúp giữ chân khách hàng thuê lâu hơn, tạo sự ổn định cũng như lợi nhuận cho chủ nhà.