Phóng viên Báo Xây dựng có cuộc trao đổi cùng bà Lê Thị Hồng Mến - Phó giám đốc điều hành, Công ty cổ phần Lotus Hospitality - đơn vị sở hữu chuỗi thương hiệu Tiktak Co-coworking về thực trạng, xu xướng, thách thức của văn phòng chia sẻ trước tình hình có nhiều biến động của thị trường bất động sản.

Bà Lê Thị Hồng Mến - Phó giám đốc điều hành, Công ty Cổ phần Lotus Hospitality, đơn vị sở hữu chuỗi không gian văn phòng chia sẻ Tiktak Co-coworking.

Bà đánh giá thế nào về thực trạng mô hình không gian văn phòng chia sẻ Co-coworking tại các đô thị lớn tại Việt Nam?

Trên thế giới, đây là mô hình đã có từ lâu và phổ biến. Người sử dụng có thể tiết kiệm được chi phí so với việc đầu tư sử dụng mô hình văn phòng truyền thống nhờ chia sẻ không gian và chia sẻ hạ tầng, công nghệ, dịch vụ.

Với các quốc gia phát triển và chi phí thuê mặt bằng đắt đỏ, số liệu công bố của Savill cho thấy, tại Đông Nam Á, mô hình không gian làm việc linh hoạt sẽ chiếm khoảng 15% toàn bộ nguồn cung văn phòng khu vực .

Điển hình như tại Singapore, một chủ đầu tư quen thuộc với Việt Nam là Capital Land đã đầu tư hàng chục ngàn m2 trên mặt bằng 3-4 tầng của tòa nhà đắc địa nhất Singapore làm mô hình Co-coworking.

Ví dụ khác tại Hồng Kông có 80% diện tích của mô hình Co-coworking. Còn Kuala Lumpur (Malaysia) chỉ có khoảng 100 trung tâm được điều hành bởi hơn 60 đơn vị vận hành. Từ đây, những nhà đầu tư lớn cũng đang tìm kiếm thị trường mới mà điểm đến là Việt Nam, Bangkok (Thái Lan) và Jakarta (Indonesia).

Tại Việt Nam, giai đoạn những năm 2009-2010 và 2019-2020, trào lưu khởi nghiệp hợp rất phù hợp với mô hình văn phòng chia sẻ. Trong bức tranh rộng hơn của thị trường, mô hình Co-coworking tại Việt Nam ghi nhận sự gia tăng đáng kể cả về số lượng cơ sở lẫn mức độ quan tâm từ cộng đồng doanh nghiệp.

Xu hướng này phản ánh sự thay đổi của thị trường lao động theo hướng linh hoạt hơn, cùng với sự phát triển của kinh tế số, hệ sinh thái khởi nghiệp và mô hình làm việc kết hợp (hybrid).

Theo đó, Co-coworking đang dần trở thành lựa chọn thay thế hoặc bổ trợ cho văn phòng truyền thống, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup và các doanh nghiệp nước ngoài mới gia nhập thị trường. Mô hình này cho phép doanh nghiệp tiếp cận nhanh không gian làm việc chuyên nghiệp mà không phải chịu các ràng buộc dài hạn về hợp đồng và chi phí

Lý do nào khiến Co-coworking có thời điểm phát triển ồ ạt, số lượng tăng nhanh chóng?

Một trong những động lực chính thúc đẩy Co-coworking là nhu cầu tối ưu chi phí và tăng tính linh hoạt trong vận hành. So với hình thức thuê văn phòng truyền thống, Co-coworking cho phép doanh nghiệp điều chỉnh quy mô sử dụng theo nhu cầu thực tế, từ cá nhân, nhóm dự án đến toàn bộ các bộ phận. Nhờ đó, chi phí cố định và rủi ro tài chính được kiểm soát tốt hơn, trong khi điều kiện làm việc vẫn được đảm bảo ổn định và chuyên nghiệp.

Bên cạnh yếu tố chi phí, Co-coworking còn đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của người lao động về môi trường làm việc. Các không gian này thường được thiết kế theo hướng mở, tích hợp nhiều tiện ích và dịch vụ hỗ trợ, phù hợp với lực lượng lao động trẻ và nhóm làm việc tự do. Đồng thời, mô hình làm việc chung cũng tạo điều kiện cho việc kết nối, trao đổi thông tin và hợp tác giữa các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp nước ngoài mới gia nhập thị trường Việt Nam, Co-coworking được xem là phương án tiếp cận ban đầu phù hợp nhờ khả năng triển khai nhanh, chi phí đầu tư ban đầu thấp và mức độ linh hoạt cao. Mô hình này giúp doanh nghiệp kiểm nghiệm thị trường, xây dựng đội ngũ và điều chỉnh chiến lược hoạt động trước khi mở rộng sang các hình thức văn phòng cố định.

Nhìn chung, Co-coworking đang dần trở thành một phân khúc ổn định trong thị trường văn phòng tại Việt Nam, bên cạnh các loại hình văn phòng truyền thống.

Sau giai đoạn Covid 19, hình thức làm việc "work from home - làm việc tại nhà", làm việc tại các quán café, gia tăng. Người sử dụng dịch vụ cắt giảm ngân sách, tiết kiệm chi phí, mô hình Co-coworking dần bị thu hẹp lại. Từ đó, mô hình này đã hết thời mở ra là thắng, cạnh tranh khốc liệt, thị trường bước sang thanh lọc chỉ tồn tại những doanh nghiệp trường vốn, đường dài.

Trong xu hướng đó, các đơn vị như Tiktak Coworking đóng vai trò cung cấp hạ tầng làm việc linh hoạt cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau, góp phần đa dạng hóa lựa chọn không gian làm việc trong bối cảnh thị trường lao động và mô hình kinh doanh tiếp tục thay đổi

Với kinh nghiệm điều hành chuỗi văn phòng chia sẻ Tiktak Co-coworking gồm 8 văn phòng hoạt động tại Hà Nội và TP Đà Nẵng, bà chia sẻ kinh nghiệm trong đầu tư, vận hành, kinh doanh loại hình này?

Phương châm của Tiktak Co-coworking là làm chậm và chắc. Tiêu chí đầu tiên khi chúng tôi chọn địa điểm là dựa trên nhu cầu thực và chất lượng tòa nhà. Tất cả các địa điểm được lựa chọn đều có vị trí trung tâm lõi đô thị lớn, nơi có nhu cầu thuê thực và cao. Chất lượng các tòa nhà đều đạt tiêu chuẩn tòa nhà văn phòng hạng A. Chúng tôi đặt ra mục tiêu dài hạn với tầm nhìn 10 năm trở lên.

Không gian văn phòng chia sẻ Tiktak Co-coworking mang đậm chất liệu văn hóa dân gian truyền thống tại Tòa Heritage West Lake, 677 Lạc Long Quân, phường Tây Hồ, TP Hà Nội.

Nếu không có vốn, không có kinh nghiệm thì mô hình Co-coworking sẽ không tồn tại được. Từ vốn đầu tư, cơ sở vật chất tài sản, đầu tư cho nhân sự con người, đầu tư cho công nghệ khoa học sáng tạo, đến việc chăm sóc khách, nhặt khách… thì khai thác kinh doanh trong khoảng 15-18 tháng hòa vốn đã là mừng. Sau 2 năm tỷ lệ lấp đầy mới đạt được 50-60%.

Điều này khiến các văn phòng chia sẻ phá sản nhiều nếu không có nguồn vốn và quản trị tốt. Tỷ lệ lấp đầy phải đạt 60% trở lên mới có lợi nhuận. Hình thức này thực chất là mua chẵn bán lẻ, đầu tư hàng triệu USD nhưng đi thu tiền lẻ vài triệu - vài chục triệu/tháng, khách in-out nhiều và liên tục. Họ thuê theo năm, theo quý, tháng tháng. Hết hạn hợp đồng khách sẽ thuê tiếp hoặc kết thúc. Việc tìm khách thường xuyên cũng như việc giữ chân khách hàng là quan trọng nhất trong duy trì tỷ lệ lấp đầy.

Bà và đồng nghiệp tìm kiếm khách hàng từ nguồn nào, và khách hàng nào để lại ấn tượng nhất trong quá trình thuê dịch vụ không gian văn phòng chia sẻ tại Tiktak Co-coworking?

Nguồn khách hàng được khai thác nhiều nhất qua kênh môi giới. Tiếp đến là từ kênh Digital Marketing và nhân viên kinh doanh khai thác từ mối quan hệ của cá nhân.

Khách hàng ấn tượng nhất của chúng tôi là một đối tác đến từ Nhật Bản. Từ khi chỉ có 1 nhân viên, phụ trách Văn phòng đại diện đã thuê được 7 năm. Hiện nay, khách hàng này đã phát triển trở thành công ty lớn, bộ máy có nhiều nhân sự, thuê nhiều văn phòng địa điểm nhưng họ vẫn trung thành với Tiktak Co-coworking. Đó là thành công lớn nhất của chúng tôi - khách hàng đồng hành đường dài sau khi trải nghiệm không gian và chất lượng dịch vụ.

Vậy đâu là lời giải cho bài toán về mâu thuẫn giữa tiêu chí rẻ - chia sẻ với tiêu chí địa điểm văn phòng hạng A. thưa bà?

Ngay từ đầu, chúng tôi không định vị không gian văn phòng chia sẻ là nơi cho thuê chỗ ngồi. Mà chúng tôi tập trung khai thác cung cấp không gian trải nghiệm, văn phòng chuyên nghiệp, hệ thống dịch vụ tệp khách hàng là doanh nghiệp FDI, đối tác nước ngoài, doanh nghiệp khởi nghiệp cao cấp.

Khách hàng không phải đầu tư vật chất, bộ máy, con người trong khi vẫn được sử dụng mọi tiện ích đầy đủ như lễ tân, phòng họp, phòng làm việc… Có biển tên, có chỗ ngồi, có nhân viên tại tòa nhà văn phòng hạng A, vị thế thương hiệu, hình ảnh, định vị khác với văn phòng hạng thường.

Sức bền của chuỗi Tiktak thể hiện ở chỗ, khi có đại dịch Covid 19 xảy ra, toàn bộ hoạt động bị đóng băng trong 2-3 năm liền. Không chỉ mỗi chúng tôi gặp khó khăn mà khách hàng của chúng tôi cũng gặp khó khăn. Xác định tinh thần đó Tiktak có sự đồng hành sẻ chia với khách hàng, bảo lưu thời gian hợp đồng, làm việc cụ thể chi tiết với từng khách hàng về nhu cầu và giải quyết từng trường hợp theo thực tế của từng đối tác.

Theo bà, xu hướng mô hình này sẽ thay đổi như thế nào trong thời gian tới? Kế hoạch của chủ đầu tư Lotus Hospitality trong vài năm tiếp theo?

Mô hình này sắp tới sẽ có sự thay đổi. Phải duy trì chất lượng vận hành, nếu mở ồ ạt lấy số lượng mà bỏ qua khách hàng quan tâm gì sẽ khó trong giai đoạn tiếp theo.

Tiktak duy trì chất lượng ổn định, quan tâm đến vị trí hơn là mở nhiều, thời điểm mở hơn là tốc độ. Tiếp tục ưu tiên hàng đầu là các tòa nhà hạng A, khu vực có số lượng doanh nghiệp rõ ràng. Trong 3-5 năm nữa, chúng tôi đặt mục tiêu tăng thêm 3-5 vị trí, trong đó có 2 địa điểm mở tại TP.HCM, còn lại ở TP Hà Nội và TP Đà Nẵng.

Đối với các địa phương khác, mô hình còn này mới mẻ, doanh nghiệp thuê có nhu cầu thấp do quỹ đất còn nhiều, giá thuê rẻ họ sẽ vẫn dùng mô hình văn phòng truyền thống.

Bên cạnh đó, Lotus Hospitality thuộc hệ sinh thái của VNGroup. Hàng tháng và các dịp lễ tết, sẽ tổ chức nhiều và liên tục các hoạt động kết nối cộng đồng, workshop theo chủ đề: chia sẻ pháp lý, chuyên đề chính sách thuế, các hoạt động bảo tồn giá trị văn hóa truyền thống như làm đồ thủ công, bảo vệ môi trường…được cộng đồng ghi nhận, tặng quà lại cho ban tổ chức.

Xuất phát từ địa điểm đầu tiên, bắt nguồn từ việc thuê sàn văn phòng không sử dụng hết, còn thừa thì cho thuê lại. Điểm đặc biệt của Tiktak Co-coworking là mang yếu tố văn hóa di sản vào không gian tiện ích, lồng ghép vào không gian hiện đại.

Mỗi địa điểm sẽ gắn với câu chuyện văn hóa riêng biệt, định hướng xây dựng ban đầu đến thi công trau chuốt tỉ mỉ, chăm sóc…Chất liệu văn hóa dân gian, câu chuyện nguồn cội, vật liệu truyền thống không phải sản xuất hàng loạt đại trà nhân bản nên chi phí đầu tư cao, giá thành đầu tư đội lên cao, nhưng đổi lại giá trị đầu tư xứng tầm.

Cảm ơn bà!