Quản lý vận hành chung cư: Nhiều khoảng trống pháp lý cần được "lấp kín"

Nội dung tọa đàm tập trung nhận diện những bất cập phát sinh từ thực tiễn và đề xuất các giải pháp hoàn thiện chính sách.

Nhiều bất cập

Theo HCMO, hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật đa ngành, từ nhà ở, xây dựng, phòng cháy chữa cháy, môi trường, điện lực, tài nguyên nước đến thuế, kế toán, lao động, bảo hiểm xã hội, an ninh trật tự và các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành.

Ông Nguyễn Tiến Dũng, Chủ tịch HCMO cho biết: Người làm quản lý vận hành không thể và không phải là chuyên gia của tất cả các lĩnh vực, nhưng lại phải có kiến thức tổng hợp đủ rộng để nhận diện đúng rủi ro, hiểu giới hạn thẩm quyền, kích hoạt đúng quy trình, phối hợp đúng cơ quan và không bỏ lỡ "thời điểm vàng" khi sự cố xảy ra.

"Nói một cách hình ảnh, đây là nghề gần như phải 'biết tuốt', bởi chỉ một mắt xích bị bỏ sót, một hóa đơn lập sai, một hệ thống phòng cháy không được kiểm tra, một nguồn nước thải không đạt chuẩn, một thiết bị không được bảo trì hay một quy trình an toàn lao động bị xem nhẹ - đều có thể dẫn đến thiệt hại về tài sản, sức khỏe, tính mạng và trách nhiệm pháp lý cho nhiều chủ thể. Trong khi đó, các quy định hiện hành vẫn còn phân tán, thiếu liên thông và chưa xác lập đầy đủ cơ chế phối hợp, khiến Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành nhiều lúc phải tự kết nối các mảnh ghép pháp luật, tự lựa chọn cách hiểu và tự gánh rủi ro trong quá trình thực hiện", ông Dũng nói.

Một trong những nhóm vấn đề được HCMO nhấn mạnh là quyền và trách nhiệm giữa các chủ thể trong nhà chung cư chưa phải lúc nào cũng đi cùng nhau. Hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định; Ban Quản trị đại diện, giám sát; đơn vị quản lý vận hành tổ chức thực hiện; chủ đầu tư chịu trách nhiệm trong phạm vi pháp luật. Tuy nhiên, thực tế vẫn có tình trạng người quyết định không trực tiếp thực hiện, trong khi người trực tiếp làm lại phải chịu trách nhiệm nhưng không có đủ quyền.

HCMO cũng cho rằng Ban Quản trị đang gánh trách nhiệm lớn nhưng tư cách, năng lực và giới hạn thẩm quyền chưa được làm rõ đầy đủ. Ban Quản trị thay đổi theo nhiệm kỳ nhưng phải quản lý tài khoản, ký hợp đồng, lưu hồ sơ và xử lý nhiều vấn đề phức tạp. Nếu không có tiêu chuẩn năng lực và cơ chế kiểm soát, Ban Quản trị có thể rơi vào tình trạng không dám quyết định vì sợ trách nhiệm hoặc quyết định vượt thẩm quyền.

Bên cạnh đó, ranh giới giữa phần sở hữu chung và sở hữu riêng, việc bàn giao hồ sơ và kinh phí bảo trì tiếp tục là nguồn phát sinh tranh chấp. Theo HCMO, những hạng mục như cửa sổ, đồng hồ nước, thiết bị báo cháy hay đường ống có thể trở thành điểm khởi đầu của xung đột nếu không xác định rõ ai sở hữu, ai chịu trách nhiệm sửa chữa và nguồn kinh phí được lấy từ đâu.

Đáng chú ý, vấn đề thuế và hóa đơn được xác định là nhóm vướng mắc có tần suất phản ánh cao và mức độ rủi ro pháp lý lớn. HCMO đặt vấn đề cần làm rõ khoản tiền đơn vị quản lý vận hành thu từ cư dân có phải là doanh thu của đơn vị này hay không, khoản nào mang bản chất thu hộ - chi hộ, chủ thể nào có trách nhiệm lập hóa đơn và nghĩa vụ kê khai thuế của từng bên được xác định trên cơ sở nào.

Theo luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn, Phó chủ tịch kiêm Tổng Thư ký HCMO, tại một số chung cư, Ban Quản trị đã mở mã số thuế và tự thực hiện kê khai theo phương pháp khấu trừ. Trong khi đó, Luật Nhà ở 2023 xác định Ban Quản trị không có tư cách pháp nhân.

Luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn cho rằng nếu cách hiểu về phương pháp kê khai là chính xác, nhiều Ban Quản trị có thể đang đối mặt với rủi ro về thuế mà chưa nhận thức đầy đủ.

Một vấn đề khác là thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với phí quản lý, tiền nước và các khoản thu định kỳ. Hoạt động quản lý vận hành được tổ chức theo chu kỳ tháng, trong khi cư dân thanh toán tại nhiều thời điểm khác nhau. Vì vậy, theo HCMO, thực tế đang tồn tại nhiều cách lập hóa đơn giữa các doanh nghiệp, từ lập khi cư dân chuyển khoản, khi thu tiền mặt đến lập theo kỳ kế toán hoặc sau khi đối chiếu công nợ.

Đối với các giao dịch có giá trị nhỏ như phí giữ xe vãng lai, sử dụng sân thể thao hoặc các tiện ích khác, HCMO cho rằng nếu phải lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch sẽ làm tăng chi phí tuân thủ và có thể ảnh hưởng đến hoạt động tại các khu vực ra vào chung cư.

HCMO dẫn ví dụ một doanh nghiệp quản lý vận hành khoảng 50 chung cư, tương đương khoảng 30.000 căn hộ, ước tính chi phí đầu tư thiết bị lập hóa đơn tại điểm thu khoảng 10 triệu đồng cho mỗi điểm thu. Nếu xuất hóa đơn theo từng lượt gửi xe vãng lai, chi phí hóa đơn điện tử có thể lên đến hàng chục triệu đồng mỗi ngày, trong khi tổng chi phí đầu tư ban đầu cho toàn bộ hệ thống có thể lên đến hàng trăm triệu đồng. HCMO lưu ý đây là số liệu được làm tổng quát nhằm minh họa quy mô vấn đề, không gắn với một doanh nghiệp cụ thể.

Ngoài thuế, hóa đơn, HCMO cũng đặt vấn đề về những khoản thu không định kỳ và các quỹ do cư dân đóng góp. Các khoản như tiền đóng góp để tổ chức lễ hội, trang trí, sự kiện; tài trợ của đơn vị quản lý vận hành; hoa hồng ngân hàng, bảo hiểm hoặc quỹ hoạt động cộng đồng được thu hộ qua đơn vị quản lý vận hành nhưng do Ban Quản trị quản lý vẫn chưa có hướng dẫn rõ ràng về nghĩa vụ kê khai thuế.

Những kiến nghị

Thay mặt HCMO, luật sư Nguyễn Thị Mỹ Viễn kiến nghị cần nghiên cứu một khung pháp lý riêng, đủ chi tiết cho lĩnh vực nhà chung cư. Có thể là một đạo luật hoặc một chương quy định chuyên biệt, trong đó làm rõ cơ chế thuế áp dụng cho Ban Quản trị và quan trọng không kém, là cơ chế giám sát, kiểm tra hoạt động của Ban Quản trị theo từng nhiệm kỳ. Ban Quản trị không có tư cách pháp nhân, hoạt động theo quyết định công nhận có thời hạn thường là ba năm; khi hết nhiệm kỳ, trách nhiệm giải trình cho giai đoạn cũ dễ bị bỏ ngỏ. Đi cùng giám sát chặt chẽ hơn, cần có cơ chế bảo vệ Ban Quản trị khi họ hành động đúng thẩm quyền, đúng quy trình, để những người tình nguyện đại diện cộng đồng không phải một mình gánh rủi ro pháp lý.

Thứ hai, cần một bộ tiêu chuẩn nghiệp vụ, phân định rõ ràng phạm vi trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành theo Điều 150 và Ban Quản trị theo Điều 148 Luật Nhà ở 2023. Hạng mục nào nhân sự tại chỗ tự thực hiện, hạng mục nào bắt buộc thuê chuyên môn riêng, định biên nhân sự theo từng phân hạng chung cư. Đồng thời cần một quy trình chuẩn tối thiểu, minh bạch cho việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, để khắc phục tình trạng mỗi nơi làm một kiểu như hiện nay.

Thứ ba, luật sư Mỹ Viễn đặt bài toán không thể né tránh: Nếu tuân thủ đầy đủ mọi tiêu chuẩn, quy chuẩn, kể cả chính sách bảo hiểm xứng đáng cho người lao động của các nhà thầu phụ, chi phí quản lý vận hành của nhiều chung cư nhiều khả năng sẽ tăng đáng kể so với hiện nay. Cư dân có sẵn sàng chi trả? Nếu câu trả lời trong ngắn hạn, là chưa, thì lời giải không nằm ở việc tiếp tục quy định cứng số lượng nhân sự tối thiểu, mà nên chuyển dần sang quy định tiêu chuẩn kết quả, tiêu chuẩn kiểm soát đầu ra, kết hợp ứng dụng công nghệ và trí tuệ nhân tạo trong giám sát, vận hành. Với cùng một ngân sách, một tòa nhà hoàn toàn có thể được vận hành bởi một đội ngũ tinh gọn hơn nhưng chuyên nghiệp hơn, được trả lương xứng đáng và ổn định hơn, thay vì duy trì một lực lượng đông nhưng bị trả công dưới mức tối thiểu.

Thứ tư, cần củng cố năng lực chuyên môn và cơ chế phối hợp liên ngành ở chính quyền cấp cơ sở, vì đây hiện gần như là nơi tiếp nhận và giải quyết đầu tiên, xuyên suốt mọi vướng mắc tại chung cư theo tinh thần Quyết định 19/2026/QĐ-UBND của UBND TP.HCM. Nếu không có đầu mối đủ mạnh, quy trình liên thông rõ ràng, chế tài được áp dụng kịp thời, thì dù quy định pháp luật có tiến bộ đến đâu, tranh chấp vẫn sẽ kéo dài.

Thứ năm, đây không phải một dịch vụ giúp việc cho tòa nhà. Đây là một nghề đòi hỏi kiến thức đa ngành, bản lĩnh xử lý khủng hoảng, và trên hết, là một nghề mà người làm phải đặt lương tâm lên trên cả quyền lợi của chính mình, mỗi ngày, suốt cả sự nghiệp.

Đối với chính sách thuế và hóa đơn, HCMO kiến nghị cơ quan thuế ban hành hướng dẫn chuyên biệt cho hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư, trong đó làm rõ thời điểm lập hóa đơn, phương pháp kê khai thuế của Ban Quản trị và nguyên tắc phân loại các khoản thu không định kỳ. Hiệp hội cũng đề xuất nghiên cứu cơ chế lập hóa đơn tổng hợp đối với các giao dịch nhỏ, phát sinh liên tục.

Đối với Luật Nhà ở và Luật Kinh doanh bất động sản, HCMO đưa ra 11 nhóm kiến nghị, tập trung vào hướng dẫn mô hình thu hộ - chi hộ; thời điểm lập hóa đơn; giao dịch giá trị nhỏ; các khoản thu không định kỳ; ranh giới thẩm quyền của Ban Quản trị; bàn giao quỹ bảo trì và hạ tầng kỹ thuật; tiêu chuẩn đối với hạ tầng xe điện; cơ chế hòa giải bắt buộc trước tố tụng; chuẩn hóa năng lực nghề quản lý vận hành; danh mục hành vi bị nghiêm cấm và ranh giới sở hữu chung - sở hữu riêng đối với các hạng mục kỹ thuật, thiết bị an toàn.